Family Office: operations e tecnologie

Le operations e le tecnologie dell’informazione sono di vitale importanza per i Family Office. La progettazione delle operazioni deve partire dai bisogni delle famiglie, che hanno il compito di guidare il Family Office verso i propri bisogni, con lo scopo di creare un’infrastruttura operativa che fornisca il miglior flusso di informazioni. 

Sembra un’operazione facile, ma non lo è: Vogel afferma che la maggior parte dei Family Office trascorre buona parte del proprio tempo a gestire gli account, i feed di dati, il controllo della contabilità e l’illustrazione delle informazioni nella maniera più semplice e intuitiva per la famiglia. La soluzione migliore potrebbe essere la tecnologia, che consente la creazione di un sistema operativo e amministrativo funzionale per il successo a lungo della famiglia.

Quali sono le operazioni del Family Office? 

Il lavoro del Family Office diventa sempre più complesso nel tempo, e la difficoltà più grande sta nell’affrontare e saper bilanciare l’infrastruttura, i processi e le esigenze di leadership. Inoltre, la tecnologia disponibile è in continuo aggiornamento e compito del Family Office è proprio quello di restare al pari passo con tali modifiche per proporre un servizio attuale e sempre in miglioramento. Le operazioni e le funzioni di un Family Office sono le seguenti: 

Contabilità

I requisiti contabili aumentano di difficoltà con il passare del tempo e per gestire i software di contabilità è necessario identificare il tipo di modello di Family Office. 

Reporting

Sono presenti tre categorie di report:

1. Fiscalità e conformità: dati gestiti, su base trimestrale, da consulenti fiscali, legali e contabili, utili per avvisare la famiglia degli effetti che i cambiamenti nella regolamentazione potrebbero avere sul patrimonio.
2. Gestione patrimoniale: la famiglia dovrebbe sempre essere informata sulla gestione dei propri beni e su chi può compiere transazioni e parlare con i consulenti.
3. Pianificazione e analisi strategica: report utili alla pianificazione strategica, che tengono conto dell’andamento delle risorse e delle strategie a lungo termine. Sono importanti per amministratori, beneficiari, consulenti finanziari, legali e fiscali.

Report finanziario

Include tutti gli estratti conto bancari, del depositario e anche delle carte di credito, diminuendo il tempo necessario a codificare e inserire le transazioni contabili. Oltre ai membri della famiglia, il report finanziario si può rivolgere anche a:

• Fiduciari, a cui la famiglia affida l’amministrazione dei parametri del trust e la responsabilità nei confronti dei suoi beneficiari.
• Beneficiari, che ricevono diverse informazioni, a seconda dell’accordo fiduciario previsto.
• Consulenti per gli investimenti: ricevono dai family office proiezioni di cassa regolari, ovvero informazioni fondamentali per pianificare le transazioni in modo adeguato. 
• Consulenti fiscali: ricevono informazioni fiscali durante l’anno e vengono aggiornati sulle attività commerciali e di investimento della famiglia, in modo da risparmiare un’elevata quantità di capitale. 
• Consulenti legali e assicurativi: vengono aggiornati sui cambiamenti della famiglia, sui nuovi progetti, su acquisti di un certo valore o iniziative imprenditoriali in modo da proteggere al meglio la proprietà umana e finanziaria della famiglia in questione. 
• Enti governativi e di regolamentazione: ricevono dichiarazioni fiscali e documenti legati a normative che vengono costantemente aggiornate. 

Archiviazione dei dati e delle decisioni

Al giorno d’oggi, le esigenze delle famiglie vanno oltre la gestione dei dati finanziari, di investimento o del pagamento delle bollette. E qui entra in gioco il Family Office, che ha il compito di conservare ogni informazione, riunione e decisione presa, in un unico software che sia comodamente accessibile dalla famiglia, anche da remoto.

Inoltre, il Family Office svolge ulteriori funzioni:  

• La gestione del patrimonio a fianco di un consulente per gli investimenti indipendente, che è utile per creare la base di una solida gestione patrimoniale della famiglia.
• L’analisi delle strutture fiduciarie e immobiliari per verificare che il sistema in atto supporti l’obiettivo della famiglia di conservazione del patrimonio. Il Family Office produce due rapporti all’anno, ovvero indicatori preziosi per la famiglia per la pianificazione delle strategie immobiliari: il primo consiste in un diagramma di flusso che mostra come i fondi della famiglia fluiscono dal “creatore” di ricchezza alle generazioni più giovani; il secondo è una proiezione che mostra come la strategia di investimento influirà sulle risorse nel tempo. 
• La gestione delle strutture e delle strategie di co-investimento. Molte famiglie si trovano bene a fare investimenti combinando più beni all’interno della famiglia, il che permette di distribuire il rischio finanziario su più risorse, e consente a risorse di investimento minori di partecipare a investimenti più grandi. 

Sicurezza

Famiglie e Family Office seguono politiche differenti in merito alla sicurezza e alla gestione dei rischi, soprattutto nell’era digitale, nella quale le famiglie preferiscono adottare un approccio virtuale. Il Family Office opera in sicurezza quando protegge, oltre ai dati della famiglia, anche il comportamento dei dipendenti, la privacy del cliente e la sicurezza personale. Per agire al meglio, deve utilizzare politiche, protocolli, formazione e monitoraggio, oppure può ricorrere all’assunzione di un responsabile della sicurezza in outsourcing. Per proteggersi dalle minacce può utilizzare una protezione per pc e dispositivi mobili, e-mail e testo crittografati, monitoraggio e protezione delle password, degli eventi informativi, della rete e dei social.

Complessità operativa  

La complessità di una famiglia e del suo FO varia in base alla famiglia stessa e all’infrastruttura che utilizza. In generale, la complessità non è del tutto negativa, ma è stata creata con intenzioni diverse come la conservazione dei beni, i trasferimenti tra generazioni, la riduzione delle tasse di successione e le proiezioni della privacy familiare. 

Ovviamente, è necessario comprendere quanto sia complessa la famiglia in modo che il sistema operativo creato dal Family Office possa essere conforme alle sue esigenze. I tipi di complessità sono tre: sistema semplice, complicato, complesso.

Se ti trovi in un sistema semplice, la soluzione migliore è utilizzare una tecnologia pronta all’uso, come QuickBooks, combinato con Excel. Sarà utile per la gestione della contabilità generale, il pagamento delle bollette e la costruzione del bilancio familiare. Questo metodo, se combinato con la rendicontazione patrimoniale disponibile dalla banca privata, permetterà di soddisfare i bisogni finanziari, di liquidità e di rendicontazione delle spese della famiglia. 

Con l’aumentare della complessità, QuickBooks ed Excel non sono più sufficienti, ma

sono necessari sistemi più complicati come un software fiscale o un software di monitoraggio degli investimenti.

Un sistema complesso è ottimo per le famiglie che si fanno affiancare da un FO da oltre tre generazioni. Il sistema deve migrare da semplice a complesso nel caso in cui uno degli elementi necessari (quali flussi di lavoro, consolidamento di report, analisi e contabilità di partnership), debba essere personalizzato. Perché esso funzioni, inoltre, devono essere messe in atto persone responsabili e fidate, che supportino l’infrastruttura tecnologica del FO. Due sono le aree principali da sviluppare in un sistema complesso di Family Office: 

• Processo di segnalazione che raccoglie, riassume, riporta e archivia le informazioni per la famiglia;
• Feedback di tutte le parti coinvolte, fondamentale per il successo a lungo termine della famiglia. 

Nello specifico, il processo di reporting segue questo ordine: 

1. Raccolta dei dati interni tramite i documenti di formazione e governo della famiglia;
2. Memorizzazione e organizzazione delle informazioni, garantendo la continua accessibilità ai documenti da parte della famiglia in formato cartaceo o digitale;
3. Inserimento delle informazioni sulla piattaforma selezionata;
4. Analisi delle informazioni;
5. Creazione del report.

Insourcing vs outsourcing  

Nel momento in cui un Family Office decide di utilizzare la tecnologia dell’informazione, la famiglia scegliere se costruire il sistema con personale interno o esternalizzare le funzioni operative, anche se spesso viene utilizzato un mix tra i due. La scelta è sicuramente influenzata dai vantaggi o svantaggi che comportano: 

Personale interno:

• Vantaggi: privacy, personalizzazione, strategie create ad-hoc, competenze in materie di finanza, contabilità, servizi alla persona;
• Svantaggi: costi delle risorse umane, costi e manutenzione della tecnologia, gestione del rischio.

Esternalizzazione: 

• Vantaggi: costi, tecnologia di alta qualità, alta qualità del personale ad un prezzo inferiore;
• Svantaggi: poco controllo della privacy, minore relazione con i clienti.

Considerazioni sulla tecnologia: acquistare o costruire? 

Una volta definita la tecnologia da utilizzare e chi eseguirà il lavoro, è necessario decidere se modificare la tecnologia attuale, innovarla, utilizzare un mix tra vecchia e nuova o costruire una soluzione personalizzata. Sicuramente risulterebbe utile assumere un consulente esperto di tecnologia che sia sempre a conoscenza degli ultimi aggiornamenti e funzionalità di ogni tecnologia. La scelta per un Family Office di costruire la propria soluzione permetterebbe di avere un sistema personalizzato che soddisfi ogni esigenza, ma ad un costo e rischio elevati. 

Per i Family Office è complicato comprendere le diverse tecnologie presenti sul mercato e sicuramente utilizzare le risorse esterne può essere utile ad accorciare i lunghi tempi. 

La famiglia può fare una scelta tra due forme di soluzioni tecnologiche: 

• Soluzioni all-in-one: svolgono contemporaneamente più funzioni, con il difetto di non eseguirne nessuna in modo eccezionale. Consentono, inoltre, di acquistare applicazioni di terze parti per fornire funzionalità aggiuntive. 
• Design di sistemi à la carte: consentono alla famiglia di scegliere tecnologie diverse a seconda delle esigenze. Da un lato questo sistema consente una riduzione delle spese dato che viene utilizzata solo una determinata funzionalità, dall’altro crea più rischi e richiede una comprensione più lunga di come i dati fluiranno tra i sistemi. 

Conclusioni 

Questo capitolo è utile a comprendere il contesto che circonda l’infrastruttura operativa migliore per la famiglia e fornisce le informazioni sufficienti a creare tale sistema.

La soluzione migliore è quella di mantenere un’infrastruttura il più semplice possibile, senza sacrificare il controllo. A questo si contrappone l’esigenza di avere un sistema più complicato, a seconda della complessità della famiglia e della necessità di soddisfare le sue specifiche esigenze. L’uso della tecnologia è utile per migliorare il lavoro del Family Office e per garantire un maggior controllo e sicurezza nei confronti della famiglia. Ogni famiglia con un’infrastruttura di Family Office efficiente e con un solido piano tecnologico crea la giusta base per il successo multigenerazionale.